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La sección de Preguntas Frecuentes para Empresas te ofrece respuestas claras y concisas a las consultas más habituales relacionadas con la gestión financiera para negocios de cualquier tamaño.

Explora los temas a continuación para encontrar la información que necesitas para administrar tus finanzas con confianza y alcanzar tus objetivos comerciales.
Si tu pregunta específica no está cubierta, no dudes en contactarnos aquí.

Pequeños Negocios

Transferir una empresa familiar a la segunda generación es un proceso tan difícil que menos de un tercio sobrevive. Más allá de eso, aproximadamente la mitad logran llegar a una tercera generación. En un día normal en los Estados Unidos, el 40 por ciento de las empresas se enfrentan a un cambio de propietario. Los fundadores luchan por encontrar soluciones, pero las opciones son limitadas.

Aquí algunas posibles soluciones a este problema:
  • Vender la empresa.
  • Cerrar el negocio.
  • Permanecer como propietario, pero contratar a otros para la gestión.
  • Mantener la propiedad y la gestión dentro de la familia.
Las causas más comunes del fracaso en la transición de la pequeña empresa son las siguientes:
  • Falta de estrategia.
  • Falta de impulso en el negocio.
  • El propietario no tiene la motivación para cambiar el negocio.
  • Las próximas generaciones no están interesadas en trabajar en la empresa.
La razón principal del cierre es la falta de estrategia. Si se planifica adecuadamente, la empresa no tiene por qué preocuparse.
Transferir un negocio familiar a la siguiente generación es un proceso complejo, pero con una planificación adecuada, puedes aumentar significativamente las probabilidades de éxito. A continuación te presentamos los pasos clave para crear una estrategia exitosa:
  • Formula una estrategia Familiar.
  • Formula una estrategia enfocada en el negocio.
  • Diseña un plan de sucesión, el cual incluye establecer fechas para el retiro y la capacitación del sucesor.
  • Haz una planificación patrimonial.

¿Qué es una estrategia familiar?
Define la misión y los valores fundamentales de tu familia en relación con el negocio. Establece políticas claras sobre la participación familiar en la empresa. Dialoga con los miembros de tu familia para identificar a los interesados en asumir roles clave y aquellos que prefieren no involucrarse directamente.

¿Qué es una estrategia enfocada en el negocio?
Una estrategia centrada en el negocio permite a cada nuevo miembro de la familia establecer su propio futuro para la compañía. Para garantizar que todos estén en sintonía con la dirección de la empresa, es necesario formular objetivos claros. La estrategia debe concentrarse en el futuro de la empresa a una fecha específica.

¿Qué implica un Plan de Sucesión?
Un Plan de Sucesión tiene como objetivo ayudar a los fundadores o dueños actuales de una empresa a través del proceso de transición. Debe detallar cómo se determinará cuándo la próxima generación está preparada para asumir el control y cómo se llevará a cabo dicho traspaso.

¿Qué contiene un plan patrimonial?
Un plan patrimonial es vital para la empresa y la familia. Sin una estrategia, los impuestos estatales podrían ser más altos de lo necesario, lo que a su vez reduce la herencia para los sucesores. Este plan debe estar alineado con el plan de sucesión para garantizar que la transición de la empresa se realice de la manera más eficiente en cuanto a impuestos.

Primero, piensa en por qué quieres comenzar tu propio negocio y haz una lista. La emoción de ser autónomo, la necesidad de independencia tanto financiera como profesional y el deseo de aprovechar al máximo tu inteligencia y talentos son algunas de las motivaciones más frecuentes.

También necesitas asegurarte de tener el deseo de dedicar el tiempo necesario para lograr un negocio exitoso. Para decidir qué tipo de negocio te conviene más, debes pensar en qué disfrutas hacer y qué talentos tienes. Pide la opinión de los demás y ve si alguna de tus actividades cotidianas se puede convertir en algo rentable.

En este punto, deberás investigar cuál será el nicho exacto de tu empresa. Determina qué quieres poner en el mercado, cómo es la competencia y cómo adelantarte a la competencia. La consideración más importante es la demanda de tu producto o servicio.
Tienes que basar tu decisión de comenzar tu propio negocio en algo más que el deseo de ser tu propio jefe, como: saber de antemano lo que va a requerir, una evaluación exhaustiva de tu personalidad y la voluntad de esforzarte al máximo.

Debes ser capaz de hacer planes y continuamente realizar los cambios y desarrollos necesarios a medida que avanzas. Deberás establecer un entorno dedicado a los aspectos profesionales de tu vida e incluso considerar una oficina separada dentro de tu hogar.

Elegir un profesional

Es necesario contratar a un abogado para algunas disputas que requieren mucho tiempo. Tener un abogado te hace estar más preparado, pero también puedes contratar uno para una transacción comercial importante. Si hay un problema relacionado con la corte, es recomendable contratar a un abogado.

A continuación, te presentamos algunos puntos clave para ayudarte a tomar una decisión informada:
  • ¿Se trata de una disputa legal difícil o terminaré en la corte? ¿Qué está involucrado en términos de dinero, propiedad o tiempo? Las respuestas positivas demuestran la necesidad de un abogado.
  • ¿Existe algún libro que me pueda ayudar para no tener que contratar a un abogado? Algunos problemas se pueden resolver con poca ayuda.
  • Does a book exist that will be able to help me so I don't have to hire an attorney? Some problems can be resolved with little help.
  • ¿Has buscado recursos legales sin abogados que te puedan ayudar?

Ciertos conflictos pueden resolverse sin necesidad de un abogado. Por ejemplo, un testamento en vida puede ser preparado por una organización no legal como la Asociación Americana de Jubilados. Existen varias organizaciones que pueden ayudar en el proceso de obtener un formulario de testamento en vida del estado junto con información para completarlo.
El uso de cartas y la negociación resuelven muchas disputas sin necesidad de un abogado. También se puede recurrir al arbitraje o la mediación. Existen manuales de autoayuda legal y conferencias que pueden ayudar a resolver conflictos.

Idea: En lugar de contratar a un abogado para que lo represente por completo, utilícelo solo para la revisión de documentos o para asesoramiento.

Negociación sin abogado: Esto puede resolver muchas disputas pequeñas. Hay muchos libros que cubren el proceso de negociación.

Idea: Asegúrese de informarse sobre los problemas legales que podrían surgir antes de la negociación hablando con una línea directa legal o consultando recursos.

Mediación o arbitraje: Puede encontrar centros de resolución de disputas en casi todos los estados. Las áreas en las que comúnmente se enfocan son las quejas de los consumidores, las disputas de propiedades de alquiler y las discusiones entre vecinos o miembros de una familia.

La mediación consiste en que un tercero ayude a las dos partes a hablar sobre los problemas y, con suerte, llegar a un acuerdo. El arbitraje es un proceso más formal en el que un tercero llega a una conclusión después de escuchar a ambas partes.

Estas son las opciones de bajo costo en comparación con ir a la corte o contratar a un abogado para su representación.

Tribunal de reclamos menores: Cada estado define los límites para la cantidad de daños que se pueden presentar en el tribunal de reclamos menores. Estos son menos formales y requieren menos papeleo que los tribunales normales. Debe estar preparado para actuar como su propio abogado en el tribunal de reclamos menores, lo que implica recopilar pruebas, investigar la ley y dar a conocer su caso en la corte.
¿Qué Debería Preguntar a mis Abogados Potenciales? Prepararte para la consulta inicial con un abogado es crucial. Aquí te presentamos algunas preguntas clave que debes hacer:
  • ¿La primera consulta es gratuita?
  • ¿Puede proporcionarme un desglose de sus honorarios? ¿Cómo cobra (por hora, por caso, etc.)?
  • ¿Cuánto tiempo lleva ejerciendo como abogado?
  • ¿Ha manejado casos similares al mío? (Busca un abogado con experiencia en tu área legal específica).
  • ¿Puede proporcionarme referencias de clientes anteriores o colegas abogados?
  • ¿Tiene algún cliente o grupo de interés especial que pueda representar un conflicto de interés con mi caso?
  • ¿Hay algo específico que deba llevar a la primera consulta?
Asegúrese de consultar con al menos dos de los abogados de su lista. No hay necesidad de avergonzarse por elegir al ejor abogado o cambiar citas con un abogado una vez que se complete toda la investigación.

Ha llegado el momento de entrevistar a los posibles abogados. Asegúrese de tener un breve resumen del caso en cuestión, así como preguntas generales para hacerle al abogado. Hay dos objetivos para reunirse con el abogado: 1) ver si el abogado tiene el talento necesario para representarlo y 2) ver si se siente cómodo con el abogado y el acuerdo de honorarios.
Hable con amigos, familiares, clérigos, trabajadores sociales o su médico para conocer sus opiniones. También puede utilizar las listas de referencias compiladas por el Colegio de Abogados.

Preste mucha atención al área de especialidad en las listas del Colegio de Abogados, ya que muchos abogados trabajan en diferentes áreas. Un abogado que sea parte de una de las organizaciones puede tener justo lo que está buscando.

Más fuentes son Who's Who in America Law y Martindale Hubbell Law Directory. Utilice servicios de referencia para grupos particulares (por ejemplo, personas con discapacidades, ancianos o víctimas de violencia doméstica).

Si utiliza el servicio de referencia, pregunte por los detalles sobre cómo se seleccionaron los abogados. Muchos servicios de referencia utilizan abogados que son miembros de una determinada organización.

El juzgado y su banco también pueden ser excelentes fuentes de referencia, así como las páginas amarillas. Una vez compilada la lista, dedique tiempo a cada uno de ellos y vaya eliminando abogados lentamente.
La tarifa básica de los servicios legales depende de la ubicación. En base a su conocimiento de los honorarios, se debe elegir un honorario "justo". Aquí hay algunos factores que influyen en la decisión:
  • ¿Qué puede pagar?
  • ¿Se trata de un caso rutinario o necesito a alguien con experiencia especial?
  • ¿Cuál es la tarifa habitual de los abogados en mi área?
  • ¿Qué puedo hacer sin el abogado?
Los siguientes son acuerdos básicos de honorarios que utilizan los abogados:

Tarifa plana: Hay un total específico que se cobrará por el trabajo en su caso.
  • Idea: Asegúrese de preguntar si las copias, transcripciones y otros gastos están incluidos en esta tarifa.
  • Esto normalmente solo se ofrece si el caso es simple o rutinario.
  • Nota: Los litigios generalmente no tienen una tarifa fija, pero un abogado puede darle una estimación justa de antemano.
Tarifa por hora: Se cobrará una tarifa por cada hora o parte de la hora que el abogado trabaje en su caso. Por ejemplo, si el honorario del abogado es de $50 por hora y dedica cinco horas de trabajo, entonces el costo será de $250. Algunas tarifas pueden variar dependiendo de si se trata de horas dedicadas en el tribunal o realizando investigaciones y preparativos.
  • Idea: Si decide una tarifa por hora, averigüe cuánta experiencia tiene el abogado en su área problemática particular. Alguien con menos experiencia necesitará más horas para completar el trabajo, aunque la tarifa por hora sea más baja.
  • El tamaño del bufete también afecta el precio. Los bufetes más pequeños y los abogados urbanos generalmente cobran una tarifa por hora más alta que los abogados en áreas rurales, y los bufetes de abogados grandes cobran la más alta.
  • Idea: Averigüe qué se incluye en la tarifa por hora. ¿Se le cobrará por el tiempo dedicado por otros miembros del personal al caso y, de ser así, cómo? ¿Hay otros gastos que se le facturarán además de la tarifa por hora?
Honorarios de contingencia: El monto final adeudado se basa en el monto otorgado en el caso. En este escenario, si pierde el caso, el abogado no recibe nada más que los gastos. Normalmente, esto es un tercio del total.
  • Idea: Averigüe si el honorario se calculará antes o después de tener en cuenta los gastos. Esto puede marcar una diferencia significativa en el monto del honorario.

Tenga en cuenta que los honorarios de los abogados generalmente son negociables, aunque no se le pida regatear por los honorarios. Los siguientes son algunos consejos para asegurarse de ahorrar la mayor cantidad de dinero posible:
  • Busque honorarios fijos para casos rutinarios.
  • Discuta el método de facturación por tarifas por hora. Para evitar problemas, tenga un acuerdo por escrito que indique el acuerdo de honorarios y lo que está involucrado.
  • Busque un abogado con las calificaciones necesarias para su caso. La mayoría del trabajo legal es bastante rutinario. Saber qué formulario debe completarse y luego a quién presentarlo juega un papel importante.
  • Proponga ayudar con la carga de trabajo.
  • Use al abogado como intermediario. Si solo necesita una carta escrita a la parte contraria, algunos abogados negociarán un honorario más bajo.
  • Trabaje con el abogado como su entrenador. Contrate a un abogado para que lo guíe y revise los documentos y cartas que preparó y firmó si desea representarse a sí mismo en el tribunal (pro se).
  • Seleccione un abogado especializado en su caso particular.
  • Llegue siempre preparado a las reuniones con el abogado. Cuanta más información tenga a mano, menos tiempo necesitará el abogado para buscar esa información.
  • Sea sincero con su abogado. Para ahorrar tiempo y dinero, asegúrese de que el abogado conozca todos los hechos pertinentes lo antes posible para reducir la necesidad de más investigaciones.
  • Si los factores cambian, informe a su abogado de inmediato. Esto posiblemente puede ahorrar el tiempo del abogado o evitar que trabaje en el caso en la dirección equivocada.
  • Esté preparado al tener contacto con su abogado. Haga todas las preguntas en una sola llamada. Cuando reciba una carta o información por escrito, transmítala a otros miembros del personal en lugar de comunicarse con el abogado, a menos que tenga una necesidad específica.
  • Preste mucha atención a las facturas. Solicite recibir una factura regularmente. Esto se aplica a todos los tipos de acuerdos de honorarios, incluido un honorario de contingencia. Si tiene alguna pregunta sobre alguno de los elementos, debe hablar inmediatamente con su abogado.

Beneficios para Empleados

El empleador debe pagar por ciertos beneficios legales y cobertura de seguro como Seguro Social, seguro de desempleo y compensación del trabajador. El dinero para el programa de Seguro Social proviene de los pagos realizados por empleadores, empleados y trabajadores autónomos a un fondo de seguro que proporcionará ingresos después de la jubilación. A la edad de 65 años, los beneficios completos de jubilación generalmente están disponibles. Hay otros aspectos del Seguro Social que tratan con los beneficios para sobrevivientes, dependientes, discapacidad, Medicaid, Ingreso Suplementario de Seguridad y Medicare.

Los beneficios del seguro de desempleo se pagarán de acuerdo con las leyes de cada estado del Programa Federal-Estatal de Compensación por Desempleo. Las contribuciones al programa incluyen los pagos realizados por el empleador, basados ​​en la nómina total. El propósito de la compensación del trabajador es brindar beneficios a los trabajadores que están discapacitados debido a una enfermedad o lesión en el trabajo. La cobertura y los beneficios varían según el estado. En la mayoría de los estados, el seguro privado o el autoseguro del empleador proporcionará la cobertura necesaria. Los beneficios por discapacidad a corto plazo también están regulados por el estado.

El seguro médico, el seguro por discapacidad, el seguro de vida, un plan de jubilación, la compensación flexible y las licencias a menudo se incluyen en un plan de beneficios integral. Un empleador puede optar por ofrecer beneficios tales como bonificaciones, reembolso de gastos de educación de los empleados, premios por servicio y beneficios adicionales apropiados para la responsabilidad del empleado.

Necesita determinar cuánto está dispuesto a pagar por esta cobertura antes de implementar un plan de beneficios. Puede ser una buena idea consultar a los empleados sobre los beneficios que buscan. Por ejemplo, ¿es un plan de jubilación más importante que un plan médico? Otra decisión es si protegerá a sus empleados de las dificultades económicas actuales o futuras. El último paso es decidir quién administrará el plan, usted o un corredor de seguros.
Hay dos opciones: un plan de pago por servicio o un plan prepago (comúnmente conocido como Organización para el Mantenimiento de la Salud o HMO).

Un plan de indemnización o seguro permite a cada empleado elegir a su propio médico. El empleado pagará la atención médica y luego presentará una reclamación a la compañía de seguros para el reembolso. También hay deducibles y coaseguro. Los deducibles varían de $100 a $1000 por año.

Con el coaseguro, un porcentaje de los gastos médicos lo paga el empleado y el resto lo cubre el plan. El 20 por ciento es el monto normal de coaseguro que debe pagar el empleado; el 80 por ciento restante lo paga el plan.

Existen tres planes de indemnización comunes que brindan atención médica a grupos de empleados: 1) un plan básico de seguro médico que cubrirá la hospitalización y la cirugía, así como la atención del médico en el hospital; 2) un plan de seguro que complementará el plan básico reembolsando los gastos no cubiertos por ese plan; y 3) un plan integral que (con un deducible común y características de coaseguro) cubrirá tanto la atención hospitalaria como médica.
Una red de médicos y/o hospitales que tiene contratos con una aseguradora de salud o empleador específico que brindará atención médica a los empleados a una tarifa más baja que la del mercado. Esto ofrece una amplia gama de proveedores de atención médica.

Las PPO pueden ser más caras que las HMO debido a la gama más amplia de proveedores. No hay obligaciones de utilizar los proveedores de la PPO, pero existen fuertes incentivos financieros. Las PPO a menudo tienen beneficios menos completos en comparación con las HMO.

Los proveedores de la PPO normalmente reciben el pago directamente de las aseguradoras.
Una organización para el mantenimiento de la salud (HMO) es una organización que brinda atención médica a través de una red de hospitales y médicos.

Los beneficios generalmente incluyen atención preventiva, como exámenes físicos, programas de control de peso y para dejar de fumar, cuidado del bebé e inmunizaciones. La característica más común de las HMO es que el proveedor de atención primaria se limita a un solo médico dentro de una red, aunque generalmente hay una variedad para elegir.

Fuera de la red de hospitales y médicos de la HMO, no hay cobertura. Debido a las opciones limitadas, los costos son más bajos.

El pago de las primas de la HMO es fijo y por empleado. Se debe un pequeño copago por los servicios médicos y no es necesario ningún reembolso.
Si un empleado no puede trabajar debido a enfermedad o accidente, el plan de discapacidad le proporciona un reemplazo de ingresos.

Estos beneficios difieren de la compensación laboral ya que cubren enfermedades y lesiones no relacionadas con el trabajo, y pueden ser a corto o largo plazo.

La discapacidad a corto plazo (STD) se utiliza si el empleado no puede desempeñar las funciones habituales de su ocupación. Los beneficios generalmente se pagan por un máximo de 26 semanas y comienzan el primer o el octavo día de discapacidad. El nivel del beneficio depende del salario del empleado y oscilará entre el 60 y el 80 por ciento.

La discapacidad a largo plazo (LTD) comienza después de la conclusión de los beneficios a corto plazo. Los beneficios de LTD luego continúan por toda la duración de la discapacidad o hasta la fecha de jubilación normal. Este también es un porcentaje del salario del empleado, generalmente entre el 60 y el 80 por ciento. La discapacidad del Seguro Social normalmente compensa estos beneficios; si un empleado califica para los beneficios por discapacidad del Seguro Social, se restarán de lo que el empleador ha pagado.
Los beneficiarios de un empleado pueden cobrar beneficios por fallecimiento del seguro de vida si el empleado fallece durante sus años de trabajo.

Los dos tipos principales de seguro de vida son:
  • Planes de ingresos para sobrevivientes que brindan pagos regulares a los sobrevivientes.
  • Planes de seguro de vida colectivo que proporcionarán pagos de suma global a los beneficiarios.

El plan más popular tiene un seguro de vida colectivo a término, protección brindada por un año, renovable, sin valor de rescate en efectivo o beneficios de seguro pagados.

Mantenimiento de registros

Un aspecto crucial del éxito de su negocio depende de un registro financiero completo y preciso. Los registros precisos ayudan a proporcionar información para operar de manera eficiente, así como para permitirle identificar todos sus activos comerciales, pasivos, ingresos y gastos. Estos datos le ayudarán a localizar ciclos tanto fuertes como débiles de su negocio.

Es necesario llevar buenos registros para preparar estados financieros actuales como estados de resultados y proyecciones de flujo de caja. También le ayudarán a mantener una buena relación con su banquero. Los registros incluso le asegurarán que no pague de más o de menos sus impuestos. Durante una auditoría del Servicio de Impuestos Internos, es crucial tener buenos registros para responder adecuadamente las preguntas y satisfacer al IRS.

Los registros financieros deben demostrar cuánto ingreso está generando actualmente, así como lo que espera generar en el futuro. Indicarán la cantidad de cuentas y sus saldos en cuentas por cobrar. También le informarán de lo que debe en términos de servicios públicos, alquiler, mercancía y equipo, e incluso gastos como publicidad, nómina, impuestos sobre la nómina, mantenimiento de equipos e instalaciones y planes de beneficios para usted y sus empleados.

Los buenos registros mostrarán cuánto efectivo se está utilizando para el inventario y cuánto hay disponible. También deben indicar cuáles de sus productos están generando ganancias, así como su ganancia bruta y neta.

El sistema básico de registro de datos
Esto debería incluir un diario básico para registrar transacciones, registros de nómina, registros de cuentas por pagar, registros de cuentas por cobrar, registros de inventario y registros de caja chica.

Con la ayuda de un contador, puede desarrollar un sistema completo que se adapte a las necesidades de su negocio. Ellos pueden enseñarle cómo actualizar estos registros regularmente. Los registros se convertirán en la base de sus estados financieros y declaraciones de impuestos.

Seleccionar los programas correctos, elegir el equipo adecuado e implementar las diversas aplicaciones son factores a considerar al informatizar su negocio. Existen tres tipos comunes de software. Los compiladores e intérpretes traducen programas escritos en lenguaje de programación legible por humanos al lenguaje informático que entiende la CPU. El software del sistema operativo controla los componentes individuales de la computadora. La computadora generalmente viene con software del sistema que debe cargarse en la memoria antes de que la aplicación pueda comenzar.

El software para funciones especializadas, como cuentas por cobrar, emisión de cheques de nómina, publicación o informes de inventario, generalmente se compra por separado del hardware de la computadora.

Para determinar sus necesidades, haga una lista de todas las funciones de su empresa donde la velocidad y la precisión sean importantes para grandes cantidades de datos. Estas se denominan aplicaciones.

Prepare una lista de todos los informes que está produciendo actualmente para cada una de estas aplicaciones. Asegúrese de incluir cualquier formulario preimpreso como comprobantes, cheques o estados de cuenta. Si estos formularios aún no existen, tenga una buena idea de lo que desea. Enumere la frecuencia con la que se debe generar cada informe, quién lo hará y la cantidad de copias necesarias.

Prepare una versión dibujada a mano que también enumere las circunstancias en las que desea que se muestren los datos. Escriba una lista de todos los materiales que se utilizan como entrada en su sistema manual para cada aplicación. Estos pueden incluir, pero no se limitan a, órdenes de trabajo, recibos, tarjetas de tiempo, etc. Detalle quién los creará, cómo ingresarán al sistema y el tiempo que tardan en crearse estos elementos. Para el período de tiempo apropiado, haga un número máximo y promedio esperado de estos elementos producidos.
Primero, necesitas tener una comprensión clara de los objetivos a corto y largo plazo de tu empresa. Considera las desventajas y ventajas de una computadora, así como lo que deseas lograr con ella. Busca el mejor sistema no computarizado que puedas desarrollar para compararlo con el sistema informático que estás considerando.

Es posible lograr tus objetivos mejorando tu sistema manual existente. Solo recuerda, nadie puede automatizar un negocio sin antes crear y optimizar los sistemas manuales.

Aplicaciones comerciales realizadas por computadora
Mantener registros de transacciones y preparar estados e informes, mantener listas de clientes y clientes potenciales, crear brochures y pagar a tu personal son algunas de las capacidades que puede realizar una computadora. Un sistema informático completo puede organizar y almacenar mucha información estructurada de manera similar, imprimir información de manera rápida y precisa, realizar cálculos matemáticos complicados de manera rápida y precisa, facilitar la comunicación entre individuos, departamentos y sucursales, y conectar la oficina a muchas fuentes de datos disponibles a través de redes más grandes. También puede reestructurar operaciones comerciales manuales como nómina, cuentas por cobrar, inventario, publicidad y planificación. Una computadora puede mejorar la eficiencia, disminuir los errores y reducir los costos.

Aplicaciones informáticas para empresas
Las computadoras también tienen la capacidad de realizar operaciones más complicadas, como programas de hoja de cálculo y contabilidad que compilan estadísticas, trazan tendencias y mercados y completan un análisis de mercado, modelos, gráficos y formularios y programas de modelado financiero que organizan y analizan estados financieros. Varios programas de procesamiento de textos producen documentos mecanografiados y brindan funciones de edición de texto, mientras que los programas de autoedición te permiten crear materiales impresos de buena calidad en tu computadora. Para dividir proyectos grandes en segmentos o pasos más pequeños y fáciles de administrar, puedes utilizar los programas de análisis de ruta crítica.
Se encontrará con problemas al implementar aplicaciones informáticas, pero una planificación correcta puede hacer que el proceso sea más fluido. Siéntese con cada empleado y explíquele cómo la computadora afectará su puesto. Establezca fechas para completar las fases principales de la implementación, así como el último día para los cambios de formato. Encuentre una ubicación para su computadora que cumpla con los requisitos del sistema de temperatura, energía eléctrica y humedad. Haga una lista de las prioridades para las aplicaciones que se convertirán de sistemas manuales a sistemas informáticos y convierta cada una individualmente en lugar de hacerlo en grupo. Asegúrese de que todos los usuarios del sistema reciban capacitación.

Cada aplicación que se haya convertido debe ingresarse y ejecutarse junto con el sistema manual preexistente para garantizar que el nuevo sistema funcione.

Seguridad del Sistema
Si planea tener información confidencial en el sistema, deberá establecer las precauciones adecuadas para evitar que usuarios no autorizados modifiquen, roben o destruyan datos. Las opciones son bloquear el equipo o instalar un programa de software de identificación de usuario y contraseña.

Seguridad de Datos
El seguro más moderadamente costoso y mejor para prevenir la pérdida de datos es la copia de seguridad de la información en un disquete de forma regular. Estas copias deben guardarse en un lugar seguro fuera del sitio de la empresa. También es útil tener y probar un plan de recuperación ante desastres e identificar todos los programas, documentos y datos necesarios para las tareas esenciales durante la recuperación ante desastres.

Por último, asegúrese de tener más de una persona capaz de operar el sistema y asegúrese de que alguien monitoree todos los sistemas de forma continua.

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Viajes y Entretenimiento

Eso no es común. Normalmente, solo puedes deducir el costo de una comida cuando estás en un viaje de negocios o fuera de casa por la noche.
Si se le exige devolver cualquier exceso de reembolso, proporcione a su empleador un informe de gastos detallado y cumpla con otros requisitos. No es necesario informar el reembolso ni deducir los gastos en su declaración.

Los límites de deducción son obligatorios para su jefe, no para usted, y el piso del 2% del AGI en las deducciones detalladas misceláneas no afectará sus costos de viaje y comida.

Si no se le exige que devuelva ningún exceso de reembolso, el plan de gastos no es un plan de rendición de cuentas y su empleador ya habrá incluido el reembolso en su Formulario W-2. No hay ningún requisito de informe adicional.

Si el reembolso de su empleador es menor que sus costos reales y desea deducir sus gastos excedentes, deberá informar el reembolso del empleador en el Formulario 2106 como una compensación de sus gastos.

Precaución: Tenga en cuenta que para 2018-2025, solo los reservistas de las Fuerzas Armadas, artistas intérpretes calificados, funcionarios del gobierno estatal o local por honorarios y empleados con gastos de trabajo relacionados con discapacidades pueden deducir sus gastos comerciales de empleados no reembolsados, incluidos los gastos de viaje y comida.
Si bien no existe un límite específico en dólares, los gastos deben ser ordinarios y necesarios, y no excesivamente generosos.
Debido a que los gastos de manutención en el lugar de trabajo temporal son separados de los gastos de viaje a casa, pueden ser deducidos

Una asignación que no se espera que dure más de un año se considera temporal. Si la asignación es por más de un año, entonces la nueva área se convierte en su domicilio fiscal y no puede deducir los gastos como viajes fuera del hogar.
Existe una amplia gama de gastos que puedes deducir mientras viajas. Los más comunes son los siguientes:
  • Gastos de transporte o costos reales a una tarifa por milla por usar su propio vehículo. Los costos de transporte también incluyen desplazarse por el área de trabajo, viajar de ida y vuelta entre hoteles, restaurantes, oficinas, terminales, etc.
  • Teléfono, fax, lavandería, manejo de equipaje.
  • Cualquier propina relacionada con lo anterior.

¿Hay gastos de viaje que no se pueden deducir? Los gastos de viaje que se indican a continuación no son deducibles:
  • Viajes con fines educativos.
  • Gastos de búsqueda de un nuevo trabajo en un campo diferente o de un nuevo sitio para un negocio.
  • El costo de transporte entre su casa y el lugar de trabajo, a menos que su casa sea la sede de su negocio.

Marcadeo y Precios

Para determinar dónde y cómo puede vender con éxito su producto o servicio (y a qué precio), necesitará utilizar uno de los elementos más críticos de la planificación empresarial: la investigación de mercado. Esto incluye entrevistar a proveedores potenciales e investigar a su competencia y base de consumidores.

La investigación de mercado tiene muchos beneficios diferentes. Puede ayudarlo a categorizar las actividades de marketing, generar enfoques de ventas primarios y alternativos para un mercado determinado, hacer proyecciones de ganancias a partir de una base más precisa, establecer los límites de ganancias del mercado y desarrollar objetivos de ventas críticos a corto y mediano plazo. Primero deberá identificar sus objetivos y organizar el proceso de recopilación y análisis.
Querrá aprender sobre la ubicación, las necesidades y los recursos de los consumidores, y lo que pueden pagar. Deben abordarse preguntas importantes, por ejemplo, ¿Puede competir eficazmente en precio, entrega y calidad? ¿Dónde se puede crear la demanda? ¿Se puede fijar un precio al producto o servicio para garantizar una ganancia?

Además, descubra cuántos competidores ofrecen el producto o servicio idéntico. Deseará tener una comprensión básica de la economía del área en la que venderá su producto o servicio y de las áreas donde ese mercado está creciendo o disminuyendo.
Existen diferentes costos individuales para cada componente de su servicio o producto. Asegúrese de analizar cada componente del costo total del producto o servicio. Una vez finalizado el análisis, se pueden establecer precios para maximizar las ganancias y eliminar los servicios deficitarios. Los componentes del costo incluyen materiales, mano de obra y gastos generales.

Los costos de materiales son el total de los costos de todos los materiales del producto terminado.

Los costos de mano de obra se calculan en función del trabajo total invertido en la preparación del producto. Para determinar los costos directos de mano de obra, se multiplica el costo de la mano de obra por hora por el número de horas de personal necesarias para terminar el trabajo. Asegúrese de incluir el valor en dólares de los beneficios sociales, así como el salario por hora, que incluye la compensación laboral, los beneficios de jubilación, el seguro social, el seguro, el seguro de desempleo, etc.

Los costos generales no se pueden identificar fácilmente con un producto. Consisten en materiales indirectos, como la depreciación, los suministros, la publicidad, la calefacción y la luz, los impuestos, el alquiler, el seguro y el transporte. Los costos indirectos de mano de obra, como los servicios legales, administrativos y de limpieza, también se incluyen en los costos generales. No olvide incluir el envío, la manipulación, el almacenamiento y cualquier otro componente de costo.

¿Tu pregunta no está en la lista? ¡No hay problema! Encontremos la respuesta juntos.

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Formas Jurídicas Empresariales

Sí. Las compañías de responsabilidad limitada (LLCs), las sociedades limitadas, las sociedades de responsabilidad limitada (LLPs) y las corporaciones son las formas más comunes. Las sociedades generales y las empresas unipersonales no restringen la responsabilidad de los propietarios, mientras que las sociedades limitadas limitan la responsabilidad de algunos socios (como los socios limitados) y no de otros (como los socios generales).
Doble tributación corporativa ocurre cuando una corporación de negocios (o una entidad tratada como una corporación de negocios a efectos fiscales) paga un impuesto federal sobre sus ingresos, y luego sus propietarios pagan otro impuesto a medida que perciben las ganancias corporativas.

El "impuesto a nivel de entidad" es el impuesto sobre la corporación, por lo que una entidad gravada de esta manera se denomina "corporación C" o C corp.

Aquí hay formas de evitar la doble tributación:
  • Convertirse en una corporación S, lo que no cambia la naturaleza del negocio bajo la ley comercial estatal, sino que elimina el impuesto federal a nivel corporativo.
  • El segundo impuesto, que grava a los propietarios, puede aplazarse mediante la suspensión de la distribución de utilidades a los propietarios corporativos.
Cada negocio es diferente, aunque para ahorrar en impuestos generales, una entidad de "flujo directo" o "pass-through" generalmente es lo mejor, ya que elimina los impuestos a nivel de la entidad. Los propietarios de entidades "flujo directo" tributan sobre las ganancias de la entidad que poseen. Los propietarios pueden deducir impuestos por gastos de inicio y pérdidas operativas, contra los ingresos de otros negocios o inversiones.
Las formas principales de "traspaso" son las sociedades limitadas, las LLC (siglas en inglés de "Sociedad de Responsabilidad Limitada"), las LLP [siglas en inglés de "Sociedad de Responsabilidad Limitada de Auditoría"], las corporaciones S, las empresas unipersonales y las sociedades generales. Usted tiene mucho control sobre si su entidad se trata como un "traspaso" para fines fiscales federales.

Si tiene una sociedad de cualquier tipo o una compañía de responsabilidad limitada, es posible elegir si su negocio funciona como una corporación o una sociedad a efectos fiscales. Este sistema es llamado "check-the-box" por asesores fiscales y de negocios. Puede calificar para que se trate como una entidad "pass-through" (de traspaso) eligiendo el estado de corporación S si su entidad está incorporada o si elige ser tratado como una corporación.

Esta decisión es vinculante. Esto significa que si selecciona una entidad un año y una diferente el siguiente, tendrá que pagar los impuestos como si la entidad del año pasado se hubiera vendido y utilizar esas ganancias para este año.
Suponiendo que no elija que funcionen como corporaciones, los siguientes tipos evitarán la doble tributación y limitarán la responsabilidad:

Sociedades de Responsabilidad Limitada (LLPs)

Compañías de Responsabilidad Limitada (LLCs) y sociedades limitadas (solo para los socios comanditarios).

Una Corporación S suele ser otra opción. Si usted es un propietario único, la única opción es una Corporación S (o en ciertos estados, LLCs).
La responsabilidad limitada y el tratamiento fiscal de traspaso se combinan en las LLC. Esto proporciona beneficios que no están disponibles en las S Corps. Los principales beneficios son:
  • La posibilidad de mayores deducciones por pérdidas.
  • Los beneficios fiscales se pueden distribuir desproporcionadamente entre los propietarios.
  • Cuando un nuevo propietario se convierte en miembro de la empresa, o cuando se otorgan asignaciones a los propietarios en la liquidación de la empresa, se evitan o reducen los impuestos.
A las LLC a veces se les permite tener un solo propietario - las leyes varían según el estado. Si está permitido, el propietario tiene la oportunidad de elegir estar bajo las reglas de "marcar la casilla".

Una buena alternativa donde no se permiten las LLC de propiedad única es una S Corp. Esta estructura también diferirá los impuestos, en comparación con las LLC, cuando un gigante corporativo esté comprando el negocio.

Una buena alternativa donde las LLCs de propiedad única no están permitidas es una S Corp. Esta estructura también diferirá impuestos, en comparación con las LLCs, cuando un gigante corporativo está comprando el negocio.

Incorporación

Una entidad legal que existe independientemente de sus dueños es una corporación. Cuando se llenan correctamente los artículos de incorporación y se archivan ante la autoridad estatal correspondiente y se pagan todas las tarifas, se crea una corporación.
Toda corporación comienza como una corporación "C" y debe pagar el impuesto sobre la renta de las ganancias imponibles obtenidas por la corporación.

Después de presentar el formulario federal 2553 ante el IRS, una corporación "C" se convierte en una corporación "S". El ingreso neto o la pérdida neta de una corporación "S" se incluye en las declaraciones de impuestos personales de los accionistas y se "transfiere" a los accionistas. No hay doble tributación como con las corporaciones "C" porque el impuesto sobre la renta no se grava a nivel corporativo. También conocidas como corporaciones del Subcapítulo "S", están limitadas a 100 accionistas.
Obtener un abogado no es una necesidad para constituir una empresa (excepto en Carolina del Sur, donde se requiere la firma de un abogado).

Puede completar y presentar los artículos de incorporación usted mismo en todos los demás estados. Sin embargo, debe estar completamente informado sobre todos los aspectos de la ley de antemano.

Un buen abogado corporativo puede ser un recurso insustituible para una pequeña empresa a pesar de las costosas tarifas por hora. Una consulta de una hora puede ser muy beneficiosa si no está seguro del proceso o si no hay tiempo para investigar. Prepare una lista de preguntas antes de la consulta.
Tómese un tiempo para pensar en un nombre para su corporación. La regla más común para nombrar a su corporación es que no puede ser engañosamente similar a una empresa ya formada, pero cada estado tiene sus propias reglas. Un sufijo debe incluirse en el nombre de la corporación como "Incorporated", "Inc.", "Compañía" y "Corp." Cada estado tiene sus propios estándares de sufijos.
En la mayoría de los estados, una corporación debe nombrar a un "agente registrado". El agente debe estar ubicado en el estado de formación. El agente registrado debe estar accesible durante el horario comercial habitual para recibir documentos oficiales del estado o citaciones judiciales.
La mayoría de los estados permiten que una persona funcione como director, accionista y todos los roles de oficial.

Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLC)

Si le preocupa la exposición personal a demandas que surjan de su empresa, debería pensar en formar una LLC (Sociedad de Responsabilidad Limitada). Por ejemplo, es posible que le preocupe que su seguro de responsabilidad comercial no proteja completamente sus activos personales de posibles demandas por resbalones y caídas o reclamos de sus proveedores por facturas impagas si abre una tienda que trabaja directamente con el público. Una LLC le brinda protección personal contra estos y otros posibles reclamos contra su negocio. Sin embargo, no todas las empresas pueden funcionar como una LLC. Las empresas que generalmente tienen prohibido establecer LLC son aquellas en las industrias bancaria, fiduciaria y de seguros.

Sin embargo, no todas las empresas pueden funcionar como una LLC. Las empresas típicamente prohibidas de establecer LLCs son aquellas en las industrias de banca, fideicomiso y seguros.
Aunque el estatus tributario especial de la corporación S elimina la doble tributación, no tiene la elasticidad de una LLC para distribuir ingresos a los propietarios.

Una LLC ofrece varias clases de participaciones sociales, mientras que una corporación S solo puede tener un tipo de acción.

En una LLC, varios individuos o entidades pueden tener participaciones, aunque el número de accionistas que pueden tener participación como propietarios está limitado a no más de 100. Las corporaciones C, muchos fideicomisos, LLCs, extranjeros no residentes, sociedades o corporaciones S no pueden ser propietarias de corporaciones S. También es importante tener en cuenta que las LLC pueden tener subsidiarias sin limitaciones.
Le permite estructurar sus relaciones financieras y laborales con sus copropietarios de la manera que mejor se adapte a su empresa. Usted y sus copropietarios determinan el porcentaje de propiedad de cada propietario en la LLC, sus derechos y responsabilidades, su participación en las ganancias o pérdidas, y qué será del negocio en caso de que un propietario se retire.
La falta de reuniones de accionistas o directores puede hacer que la corporación esté sujeta a la responsabilidad del alter ego, aunque esto no es típico de las LLC en la mayoría de los estados. Por ejemplo, en California, la falta de reuniones de una LLC con miembros o gerentes normalmente no se considera motivo para aplicar la doctrina del alter ego si los Artículos de Organización o el Acuerdo Operativo de la LLC no establecen el requisito de dichas reuniones.
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