Documentos Comerciales a Conservar por Un Año
Correspondencia con Clientes y Proveedores
Duplicados de Comprobantes de Depósito
Órdenes de Compra (excepto la copia del Departamento de Compras)
Hojas de Recepción
Requisiciones
Cuadernos Taquigráficos (si aplica)
Formularios de Retiro de Almacén
Documentos Comerciales a Conservar por Tres Años
Registros de personal del empleado (después del despido)
Solicitudes de empleo
Pólizas de seguro vencidas
Correspondencia general
Informes de auditoría interna
Informes internos
Comprobantes de caja chica
Etiquetas de inventario físico
Registros de bonos de ahorro de los empleados
Tarjetas de tiempo para empleados por hora
Documentos Comerciales a Conservar por Seis Años
Informes de Accidentes y Reclamos
Libros Mayores y Listas de Cuentas por Pagar
Libros Mayores y Listas de Cuentas por Cobrar
Extractos Bancarios y Conciliaciones Bancarias
Cheques Cancelados
Certificados Cancelados de Acciones y Bonos
Registros de Impuestos sobre la Nómina
Análisis de Gastos y Listas de Distribución de Gastos
Contratos y Arrendamientos Vencidos
Registros de Opciones Vencidas
Inventarios de Productos, Materiales y Suministros
Facturas a Clientes
Libros Mayores y Listas de Pagarés por Cobrar
Registros y Resúmenes de Nómina, Incluyendo Pagos a Pensionistas
Libros Mayores de Costos de Planta
Copias de Órdenes de Compra del Departamento de Compras
Registros Relacionados con las Pérdidas Operativas Netas (NOL)
Registros de Ventas
Libros Mayores Subsidiarios
Libros de Control de Asistencia
Registros de Viajes y Entretenimiento
Comprobantes de Pagos a Proveedores, Empleados, Etc.
Registro de Comprobantes y Listas
Tarjetas de Tiempo para Empleados por Hora
Documentos Comerciales a Conservar para siempre
Aunque las pautas federales no exigen mantener registros fiscales "para siempre", en muchos casos habrá otras razones
por las que querrá conservar estos documentos indefinidamente.
Informes de Auditoría de Contadores Públicos Autorizados (CPA)/Contadores
Cheques Cancelados para Pagos Importantes (especialmente pagos de impuestos)
Libros de Caja, Planes de Cuentas
Contratos, Arrendamientos Vigentes
Documentos Corporativos (constitución, acta constitutiva, estatutos sociales, etc.)
Documentos que Sustentan las Adiciones de Activos Fijos
Escrituras
Tablas de Depreciación
Estados Financieros (Fin de Año)
Libros Mayores Generales y Privados, Balances de Comprobación de Fin de Año
Registros de Seguros, Informes de Accidentes Actuales, Reclamaciones, Pólizas
Confirmaciones de Operaciones de Inversión
Informes de Agentes Fiscales del IRS
Diarios Contables
Registros Legales, Correspondencia y Otros Asuntos Importantes
Libros de Actas de Directores y Accionistas
Hipotecas, Facturas de Venta
Tasaciones de Propiedades por Tasadores Externos
Registros de Propiedad
Registros de Jubilación y Pensión
Declaraciones de Impuestos y Hojas de Trabajo
Registros de Marcas Comerciales y Patentes
Circunstancias Especiales
Registros del Vehículo (guarda hasta que vendas el auto)
Recibos de Tarjetas de Crédito (guarda hasta que aparezcan verificados en tu estado de cuenta)
Pólizas de Seguro (guarda por la vigencia de la póliza)
Hipotecas / Escrituras / Arrendamientos (guarda 6 años después del fin del acuerdo)
Talones de Pago (guarda hasta que coincidan con tu W-2)
Recibos de Compra (guarda por la duración de la garantía)
Registros de Acciones y Bonos (guarda 6 años después de la venta)
Garantías e Instrucciones (guarda por la vida útil del producto)
Otras Facturas (guarda hasta que el pago sea verificado en la siguiente factura)
Programas de Depreciación y Otros Registros de Bienes de Capital (guarda por 3 años después de la vida útil fiscal del bien)`